실무에 적용하는 엑셀 #3. 기본적인 함수 사용 팁(엑셀 함수 기본)

엑셀에서 가장 중요한 기능 두 가지를 꼽으라면, 함수와 필터 일 것이다.(그 중에서도 엑셀 함수 는 몇 가지만 알아도 훨씬 업무가 편하다.)

나 역시 모든 함수를 능수능란하게 사용하지는 못한다. 다만, 기본적인 함수 몇 가지를 적절히 섞어서 사용하면 웬만한 업무는 충분히 처리할 수 있다.

생각보다 많이 모르고 있는 함수 사용의 팁을 몇가지 정리해보겠다.

1. 함수 선택

자판에서 “=”을 선택한 후 특정 함수를 선택하면 그 알파벳으로 시작하는 함수들의 목록이 자동으로 펼쳐진다.

이때, 왠지 모르게 내가 사용하고 싶은 함수까지 커서를 옮긴 후 엔터키를 치면 될 것 같다.

하지만, 그렇게 하면 오류 메시지가 뜬다. (예시로, SUM함수를 사용하기 위해 “SU”까지 친 후에 “SUM”에 가서 엔터를 쳤다.) ‘직관적’으로 그렇게 하면 될 것 같지만, 엑셀에서는 다른 방법을 사용해야 한다. 이거 의외로 모르는 사람이 많다.

함수 목록에서 내가 원하는 함수가 뜨면, ‘Tab’키를 눌러야 제대로 입력할 수 있는 상태가 된다.

Tab키 한번만 누르면 되는데, 함수 사용할 때마다 ‘#NAME?”메시지 확인하고, 다 지우고 일일이 치는 경우를 많이 봤다. 함수 사용에서 제일 기본인 기능이니까 꼭 써먹자. 단축키 잘 쓰는게 꼭 멋있기만 한 것은 아니다. 이런 작은 것들이 모여서 업무시간을 단축시켜준다.

2. 숫자 관련 함수

SUM, AVERAGE 함수는 너무 기본이라서 생략한다. 그냥 단어 뜻 자체가 함수의 기능이다. 굳이 설명을 붙이자면, 이런 기본 함수는 함수를 사용하지 않더라도, 드래그해서 범위만 지정해도 엑셀창 오른쪽 아래에 기본적으로 계산이 된다.

숫자 관련 함수 중에 기본임에도 많이들 헷갈리는 함수 두 가지만 살펴보겠다. 바로, COUNT와 COUNTA 이다. 둘 다 갯수를 세는 함수인데, 사용빈도가 높음에도 불구하고 잘 구분 못해서 ‘노가다’를 하는 경우를 많이 봤다. 차이는 COUNT함수는 ‘숫자’가 있는 셀의 갯수를 읽어준다. 숫자가 들어있는 셀의 갯수가 세고 싶을 때 사용하는 것이다. COUNTA는 범위를 더 넓혀서, ‘비어 있지 않은 셀’의 갯수를 세어준다. 그러니까 셀에 텍스트가 들어가 있는 경우라면, COUNT 함수를 사용하면 값이 ‘0’으로 나오고, COUNTA 함수를 사용하면 텍스트가 들어있는 셀의 갯수 만큼 값이 나온다.

아! 한 가지 더. 숫자 관련 함수를 사용할 때는 범위를 지정할 수 도 있고, 개별 셀을 선택할 수 도 있다. 덮어놓고 ‘범위를 지정하는게 더 편하다’고 생각할 수 도 있지만, 그렇지만도 않다.

위에 예시에서는 ‘상반기 합계’를 SUM함수를 이용해서 앞의 여섯개 셀을 범위 지정했다. 이건 문제가 없다. 하지만, 갑자기 ‘분기별로도 정리해야겠다’는 생각이 들어서 3월과 4월 사이에 셀을 삽입하고 분기 데이터를 넣으면 그 값 역시 상반기 합계에 더해져서 계산이 틀어진다.

실제로 내가 가끔씩 하는 실수다. 숫자함수는 함수 자체를 잘 쓰는 것도 중요하지만, 범위를 설정하는 것과 개별 셀을 선택하는 것을 잘 구분해서 사용해야 한다.

3. 텍스트 함수

LEFT, RIGHT, MID 함수는 기본이다. 각각, 제일 왼편, 오른편, 중간에서부터 원하는 갯수만큼의 값을 돌려주는 함수다.

우리 회사의 경우 의뢰건수별로 관리번호를 부여하는데, 제일 앞 두 자리는 연도, 그 다음 네 자리는 접수월일, 그 다음은 시료의 종류에 따른 구분, 마지막 두자리는 개별시험의 번호다. 연도별, 월별, 시료별 데이터를 수집할 경우 관리번호를 쪼개서 작업해야 하는데, 이때 기본적인 텍스트 함수들을 사용한다.

사실 업무에서 활용하면 도움이 되는 함수는 이 보다 훨씬 많다. 하지만, 그 모든 함수를 다 공부하는 것보다는 이 정도 기본 함수를 알고 있는 상태에서 필요에 따라 그때 그때 검색해서 적용하는 것이 좋을 것 같다. 공부를 위한 공부가 아니라, 업무에 활용할 수 있는 공부를 하는 것이 목적이니까. 사용방법은 간단하니까, 직접 엑셀을 실행해서 해보길 바란다.

혹시나 텍스트 들을 합쳐야할 필요가 있을 때는 ‘&’연산자를 사용하면 된다. 아래 보기 처럼 합치고 싶은 셀을 선택한 후에 &을 삽입하면, 다시 합쳐진 결과값을 돌려준다.

최근들어 많이 사용하는 텍스트 함수는 ‘REPLACE’함수다. 개인정보보호 때문에 주민번호 뒷자리를 가려야하는 경우가 많아졌기 때문이다. 아래처럼 기본 고객의 데이터를 선택한 후에, (특수기호를 포함해서) 몇번째 텍스트부터 가릴지, 몇개를 가릴지, 어떻게 대체할지를 입력하면 변환된다. 단, 이때 변환된 텍스트를 입력할 때 ” “안에 넣어야 한다.