‘엑셀’이라는 프로그램은 업무 영역에서 정말 많이 사용하는 업무툴이다. 하지만, 많이 사용한다고 해서 ‘제대로’ 사용하고 있다고는 말할 수 없다. 최근에 누군가에게서 받은 엑셀 파일을 열어보라. 혼자만 참고할 목적으로 만든 파일이라면 형식에 크게 신경쓰지 않아도 되지만, ‘공식적으로’ 누군가와 공유할 목적으로 만들어진 파일임에도 전혀 비즈니스 매너를 신경쓰지 않은 파일이 대부분일 것이다. 사소한 것 같지만, 이런 것부터 지켜나갈 때 상대방으로부터 신뢰를 얻을 수 있고, 그 신뢰는 ‘기회’가 될 수 도 있다.
각설하고, 틈틈이 내가 실전에서 겪고, 적용하고 있는 범용 프로그램 사용과 관련한 다양한 팁들을 정리해볼까 한다. 오늘은 그 첫 번째로 ‘엑셀’이다.
(앞으로도 엑셀과 관련된 이야기를 많이할 것 같다. 일상 업무에서 가장 많이 쓰는 프로그램이니까.)
숫자는 쉼표와 왼쪽 정렬
대개의 경우 업무에서 사용되는 숫자는 ‘소통을 위한 용어’로 사용된다. 돈과 직접적으로 관련된 회계 뿐만 아니라, 각종 수량을 나타내는 숫자 역시 타인과 상황을 공유하기 위한 목적으로 사용된다. 때문에 이왕이면 누구나 쉽게 파악할 수 있도록 해주는 것이 비즈니스 매너 이다. 이때, 이것을 실행하는데 시간과 노력이 크게 들어간다면 생략할 수 도 있겠지만, 간단히 클릭 몇 번으로 실행할 수 있다면 챙기는 것이 좋다.
위의 표를 보자. 생각보다 이렇게 자료 보내는(정리하는) 사람이 많다. 자릿수가 많아지는 숫자는 한 눈에 파악이 어렵다. 또한 숫자들간에 비교도 직관적으로 되지 않는다.
많은 이들이 ‘보기좋다’는 이유로 ‘가운데 정렬’을 많이 사용한다. 텍스트의 경우에는 가운데 정렬을 하는 것이 보기좋고 깔끔할 수는 있다. 하지만, 숫자의 경우에는 ‘보기 좋은 것’보다는 ‘파악’에 우선순위를 두고 ‘왼쪽 정렬’을 하는 것이 좋다. 한눈에 크기가 비교가 되기 때문이다. 여기에 하나 더 추가하자면, 천단위 쉼표 정도는 찍어주자.
어렵지도 않다. 적용할 셀을 드레그해서 선택한 후에 엑셀 화면 홈 탭의 ‘표시형식’에서 ‘쉼표’ 한번만 클릭해주면 끝이다.
이렇게 하면 전보다 훨씬 ‘직관적’으로 데이터를 볼 수 있지 않겠는가? 어려운 것도 아니다. 클릭 한번이면 된다.
다른 방법도 있다. 셀 선택 후 우클릭해서 셀서식에 들어가서 표시형식에 ‘숫자- 천단위 , 표기’를 선택할 수 도 있다. 하지만, 이 방법은 클릭을 하는 횟수도 더 많고, ‘0’값을 ‘0’으로 표기하기 때문에 개인적으로는 메뉴탭에 있는 표시형식에 쉼표를 클릭하는 것을 선호한다.
TMI. 엑셀에서 0이라는 숫자.
엑셀은 실제 값과 표시형식이 다르다. 자연수를 그냥 입력하는 정도라면 실제 값과 표시형식이 동일하다. 하지만, 엑셀은 그 정도로 끝나는 프로그램이 아니다. 소숫점이 있는 숫자도 많고, 또 그 숫자들을 참조한 수식을 적용하기도 한다. 그렇기 때문에 ‘내 눈에 보이는 0이 진짜 0인지’를 확인하는 것이 필요하다.
이런 경우다. 실제 값은 0이 아니지만, 셀 서식에서 이 숫자의 소숫점 자리 수를 어떻게 설정해놓느냐에 따라서 표시형식에는 ‘0’으로 표시되기도 한다. 이게 그냥 일상에서는 크게 문제가 되지 않을 수도 있지만, 사업관리영역에서는 그렇지 않다. 소수점을 어떻게 인식하느냐에 따라서 전혀 다른 계산결과가 나올 수 도 있기 때문이다. 때문에, 천단위 쉼표 표시를 할 때, 셀서식보다는 메뉴에 있는 ‘표시형식-쉼표’를 더 선호한다. 이렇게 하면 진짜 0은 ‘-‘로 표시되기 때문이다.
예민한 데이터의 경우 ‘-‘ 이 아니라면, 소숫점 뒤에 뭔가 숫자가 있다는 것이니, 0으로 표기된 셀들을 클릭해서 실제 값을 확인할 수 있다.
장담한다. ‘뭐 이런것까지’라고 생각된다면 일 잘못 배운 것이다. 사업의 분야에서 숫자가 주는 의미를 너무나 가볍게 생각하는 것이다.
