조건부 서식, 차트 등 엑셀에는 시각적인 자료를 만들 수 있는 기능이 많이 있다. 하지만, 일반적으로 엑셀은 거의 ‘계산기’ 정도로만 사용하기 때문에 이런 기능들은 ‘자격증 시험’에서나 사용하는 것이라 받아들여진다.
하지만, 업무 분야가 사업, 경영과 관련되어 있고, 1년 이상의 데이터를 누적적으로 관리하고 있다면, 수 많은 데이터들이 어떤 의미를 가지는지 보다 직관적으로 볼 수 있다면 도움이 될 것이다.
안써도 그만이지만, 사용하면 도움이 되는 조건부 서식 팁 몇 가지를 공유하겠다.
신호등 표시
아래의 표에서 ‘달성률’부분에 숫자 이외에 달성여부를 시각적으로 표시하고 싶을 경우에는 ‘신호등’으로 표시하면 좋다.(신호등은…내가 그냥 붙인 이름이다.)
데이터를 선택한 후 홈탭에서 ‘조건부 서식’ – ‘아이콘 집합’ – ‘기타규칙’으로 들어간다.
여기서 주의! 엑셀 셀에는 계산식으로 합계/연간 목표로 했다. 표시형식을 %로 했기 때문에 113%, 118%, 83%가 나오는 것이지, 어디까지나 이 셀에서의 값은 소숫점이 주욱~있는 숫자다. (100%가 1, 90%가 0.9 이런식임) 때문에 ‘새 서식 규칙’에는 거기에 맞춘 값을 입력해야 한다.
여기서는 100%가 넘으면 초록색, 90%만 넘으면 노란색, 그 이외에는 빨간색으로 표기해달라고 입력했다. 결과는 다음과 같다.
미니차트
데이터 숫자가 입력된 셀 안에 바로 전체 데이터 중에 차지하는 비율을 살필 수 있게 하는 것 역시 직관적으로 업무를 파악하는데 도움이 된다. 이거 간단하면서도 엄청 유용하다.
방법은 데이터 선택 후에 조건부 서식-데이터 막대 에 들어가서 본인이 채우고 싶은 디자인을 선택하면 끝이다. ‘데이터 막대’아래에 ‘색조’도 있는데 동일한 색상에 진하기만 다르게 표현하고 싶을 때 ‘색조’를 사용하는 것도 좋다.
전체 데이터를 선택한 후에 적용하면 아래와 같다.
스파크라인
좁은 공간에 간단하게 약식으로 표를 하나 넣을 때 유용한 기능이다. 분명 엑셀 상단메뉴에 한 공간을 차지하고 있지만, 의외로 사용해본 사람이 많지 않을 것 같아 소개한다.(나는 이런 기능들은 궁금해서 꼭 눌러보는 타입이라…) 분명 가운데 ‘스파크라인’이라고 적혀있다.
역시나 사용방법이 간단하다. 내가 약식으로 그래프를 그릴 셀을 선택한 후에 메뉴에서 삽입을 선택한 후 꺾은 선형, 열, 승패 중에 하나를 선택해서 클릭하면 끝.
여기서는 예시로 ‘꺾은 선형’을 선택한 후에 데이터 범위는 A시험의 분기를 선택했다. 결과는?
너무 약식인가? 그래도 매 분기 성장세에 있음을 한눈에 확인이 가능하다. 이 스파크라인을 선택하면 메뉴 상단에 ‘스파크라인’이라고 생성되며, 디자인 요소나 데이터 편집 등이 가능하니 참고. 이렇게 하나 잘 만들어놓고, 복사해서 붙여넣기 하면 나머지 셀들에도 각 데이터에 맞게 자동으로 스파크라인이 생성된다.
아무것도 아닌 것 같지만, 이렇게 시각적으로 한 눈에 자료를 파악할 수 있게 만들어주는 기능은 꽤나 유용하다. 특히나 기존 데이터들과 연계가 되어 있기 때문에, 다음번에 데이터값이 바뀔 경우 거기에 맞게 시각자료가 순식간에 바뀌므로 데이터 파악에 큰 도움이 된다. 각자 업무에 신호등, 미니차트, 스파크라인을 적극적으로 활용해보자.
